我有一朋友，是做銷售的。他利用Excel圖表來記錄每天的銷售成績。那天，他打來電話問了這樣一個問題：用Excel來記錄每天的銷售非常的方便，能夠直觀地表示出每天的銷售成績，但是因為每天都有新的數(shù)據(jù)，所以我不得不每天手動更改圖表來使其包含新的數(shù)據(jù)。有沒有一種方法可以讓我輸入新的數(shù)據(jù)時，圖表能自動更新。下面的方法將為他來解決這個問題。
在Excel 97及以后版本中，當選中一個圖表數(shù)據(jù)系列時，工作表中與該數(shù)據(jù)系列對應的數(shù)據(jù)區(qū)域周圍就會出現(xiàn)邊框，這時可以通過簡單地拖拽區(qū)域邊框的角點來擴展數(shù)據(jù)區(qū)域。本文采用的方法是用公式來定義一個動態(tài)的數(shù)據(jù)范圍以創(chuàng)建圖表，從而實現(xiàn)在輸入數(shù)據(jù)時圖表能夠自動更新，而不必手動更改數(shù)據(jù)區(qū)域的范圍。
具體操作步驟如下：
1.輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建圖表，如圖1所示(下載練習用Excel工作簿)。
圖1
2.選擇菜單命令“插入>名稱>定義”，打開“定義名稱”對話框。在“在當前工作薄中的名稱”下方輸入框中輸入“日期”，在“引用位置”下方輸入框中輸入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1! $A:$A)-1)”，單擊“添加”按鈕來添加日期，如圖2所示。
圖2
注意：OFFSET函數(shù)中引用的是第一個數(shù)據(jù)點(單元格A2)并且用COUNTA函數(shù)來取得A列數(shù)據(jù)點的個數(shù)。因為A列中包含一個非數(shù)值數(shù)據(jù)“日期”，所以在公式中減去1。
3.在“定義名稱”對話框繼續(xù)定義名稱。在“在當前工作薄中的名稱”下方輸入框中輸入“銷售”，在“引用位置”下方輸入框中輸入公式 “=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1)”，單擊“添加”按鈕，如圖3所示。然后單擊“確定”按鈕關閉對話框。
圖3
4.激活圖表并選中數(shù)據(jù)系列，可以看到在編輯欄中的未更改公式是這樣的：=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$10,Sheet1!$B$2:$B$10,1)，下面這一步很關鍵，我們要做一個替代，現(xiàn)將公式更改如下：=SERIES(,Sheet1!日期,Sheet1!銷售,1)，如圖4所示。在更改后的公式中可以看到我們在第二步和第三步中定義的名稱：日期和銷售。
圖4
做完以上工作，朋友的問題便得到了解決。當我們輸入新數(shù)據(jù)時，圖表會自動更新，趕緊試一下吧。如圖5所示，加上了2月10日的銷售，圖表就自動更新了。最后需要注意的是，在使用OFFSET函數(shù)時，一定要將COUNTA函數(shù)指向第一個數(shù)值數(shù)據(jù)，如果指向了第一個非數(shù)值數(shù)據(jù)，那么自動更新就無從談起了。
