如果面對(duì)數(shù)百上千的文檔要整理，有沒(méi)有一種無(wú)力感，別擔(dān)心。系統(tǒng)之家告訴你如何借助PrintFolder和Excel兩款軟件，制作一個(gè)包含打開鏈接的文檔目錄，來(lái)大大提高文檔使用和管理的效率的辦法。
現(xiàn)在的電腦硬盤容量越來(lái)越大，下載使用過(guò)的各類文檔也越來(lái)越多，久而久之，難免會(huì)出現(xiàn)某些重要文檔很難找到的情況。面對(duì)成千上萬(wàn)的個(gè)人文檔，即使記憶力再好的人，也不是每一次都能很快找到自己急需的文檔資料。通過(guò)Windows操作系統(tǒng)自帶的文件搜索功能，雖然能夠根據(jù)文件名稱、類型大小、包含文字等信息進(jìn)行相關(guān)的文檔搜索，但搜索結(jié)果不便于保存，即使下次要查找同樣的文檔，仍然要重新進(jìn)行搜索，實(shí)在有點(diǎn)浪費(fèi)時(shí)間。其實(shí)，借助PrintFolder和Excel兩款軟件，只要經(jīng)過(guò)幾步簡(jiǎn)單的操作，就能夠快速地為某個(gè)硬盤分區(qū)或文件夾，制作一個(gè)包含打開鏈接的文檔目錄，不僅方便我們了解各類文檔的整體分布情況，而且也能夠節(jié)省一些文檔查找的時(shí)間，提高文檔使用和管理的效率。
一、獲取目標(biāo)分區(qū)下的文檔信息
能夠提取指定分區(qū)或文件夾下所有文件的名稱、類型、大小等信息的軟件很多，這里選擇的是PrintFolder Pro漢化版(下載地址：)，安裝運(yùn)行該軟件，首先打開左上方的“選項(xiàng)”標(biāo)簽，單擊“編輯”按鈕，打開“高級(jí)”對(duì)話框，在“包括文件信息”標(biāo)簽下選擇要提取的文件屬性，如文件全名(即文件主名+擴(kuò)展名，%NAME)、文件主名(%FNAM)、文件類型(即文件擴(kuò)展名，%FEXT)、文件路徑(%PATH)、文件大小(%SIZE)等，在“包括文件時(shí)間戳”標(biāo)簽下中添加文件創(chuàng)建日期(%DATE)。為了方便后面創(chuàng)建訪問(wèn)文件的超鏈接，還需要將文件路徑和文件名.擴(kuò)展名組合成一個(gè)新的數(shù)據(jù)項(xiàng)%PATH%NAME添加到范例中，注意中間用“|”來(lái)分隔，以便于在Excel中進(jìn)行文本分列，也可以在“范例”文本框中直接輸入字符串%FNAM|%FEXT|%SIZE|%DATE|%PATH%NAME(圖1)。
單擊“排除”按鈕，打開“排除”對(duì)話框，可以設(shè)置要排除搜索的文件類型或文件(夾)名稱;單擊“更多選項(xiàng)”按鈕，還可以對(duì)文件夾、文件和列表進(jìn)行相關(guān)的輸出設(shè)置，這里勾選“忽略空文件夾”、“全路徑”和“以KB為大小單位”等選項(xiàng)，即要在搜索結(jié)果中忽略空文件夾，全路徑顯示所有文件的存儲(chǔ)位置，以KB為單位顯示文件的大小。
回到“導(dǎo)航器”標(biāo)簽下，選擇要建立文檔鏈接表的分區(qū)或文件夾，這里選擇E盤;在搜索文件類型中輸入*.doc;*.xls;*.ppt，查找三種常用的Office文檔類型，注意不同的文檔類型之間用半角狀態(tài)下的分號(hào)來(lái)分隔;勾選左下方的“遞歸子文件夾”和“所有級(jí)數(shù)的子文件夾”兩項(xiàng)，單擊“確定”按鈕之后，系統(tǒng)很快就會(huì)幫助我們搜索到該分區(qū)中所有相關(guān)文檔的指定屬性值，并自動(dòng)以“|”符號(hào)分隔(圖2)。
二、在Excel中創(chuàng)建文檔鏈接表
在PrintFolder軟件右側(cè)的搜索結(jié)果框中，右擊打開快捷菜單，依次執(zhí)行“全選”和“復(fù)制”命令，復(fù)制上述搜索結(jié)果;然后打開Excel2007，將其全部粘貼到一個(gè)新工作表當(dāng)中，然后選定該列數(shù)據(jù)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-分列”命令，通過(guò)“文本分列向?qū)?rdquo;，選擇文本分隔符號(hào)為“|”，將各個(gè)文檔屬性值分列顯示(圖3)。
根據(jù)表格內(nèi)容，設(shè)置好對(duì)應(yīng)的Excel表頭。如果想讓文檔目錄檢索更為方便一些，可以選定整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，將文檔按指定屬性值進(jìn)行排序，這里以文件類型為主要關(guān)鍵字，以創(chuàng)建日期為次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序。在F列中插入HYPERLINK函數(shù)，該函數(shù)的作用是“創(chuàng)建一個(gè)快捷方式或鏈接，以便打開一個(gè)存儲(chǔ)在本地硬盤、局域網(wǎng)服務(wù)器或Internet上的文檔”，Link_location參數(shù)表示文件路徑，這里對(duì)應(yīng)G列中的內(nèi)容，F(xiàn)riendly_name參數(shù)表示超鏈接的名稱，這里設(shè)置為“打開”，將該函數(shù)復(fù)制應(yīng)用到整列單元格，即可完成文檔鏈接的創(chuàng)建操作(圖4)。
