別說是使用，很多的朋友，甚至都不知道，Word中有郵件合并這個功能。這個技巧其實很實用，無論是在成績單還是什么錄取通知書的制作中，它都可以發(fā)揮很大的作用。
郵件合并效果
下面，以制作學校錄取通知書為例，說明在Word2003中具體的制作步驟：
第一步：單擊“工具”·“信函與郵件”·“郵件合并”，任務窗格·“郵件合并”。
第二步：在“選擇文檔類型選項區(qū)”中選定“信函”，然后單擊“下一步：正在啟動文檔”。
第三步：在“選擇開始文檔”選項區(qū)。
選定“使用當前文檔”，然后單擊“下一步：選取收件人”，然后單擊“創(chuàng)建”。
第四步：在圖5上單擊“自定義”，出現(xiàn)下面所示的“自定義地址列表”對話框，在上面修改、刪除、添加字段名，然后單擊“確定”。
第五步：在“新建地址列表”對話框，鍵入所需信息(記錄)后，單擊“關閉”，打開“保存通訊錄”對話框。
第六步：在“保存通訊錄對話框”上，選定路徑及文件名后，單擊“保存”。
第七步：單擊“郵件合并收件人”對話框上，“確定”。
第八步：單擊“下一步：撰寫信函”。
第九步：在Word中撰寫好信函。
第十步：將光標移至在需要插入處，單擊上“撰寫信函”選項區(qū)中的“其他項目”。
第十一步：在“插入合并域”對話框上，選定需要插入的域名后，單擊“插入”。 提示：每次只能插入一個域。
第十二步：下一步：預覽信函”。
第十三步：單擊“收件人”區(qū)域的按鈕，可以逐個(在文檔中)預覽。如無問題，單擊“下一步：完成合并”。
第十四步：在“合并到新文檔”對話框上，選定保存的范圍，如“全部”后，單擊“確定”。所需的錄取通知就全部制作完成。
提示：第四步至第七步的工作，是創(chuàng)建一個Access數(shù)據(jù)庫文件，其中，包含一張名為：“Office_Address_List”的表，表中保存用戶輸入的記錄。第十步和第十一步，是將該表中的字段域插入文檔。生成(打印)郵件時，從該表中調(diào)用相應的數(shù)據(jù)。
如上所述，這個技巧雖然十分的使用，但是制作起來有點復雜，只有經(jīng)常要使用的朋友，才能清楚的記住步驟發(fā)方法，如果辦公需要的話，可以嘗試用用。