在WPS表格中編制表格時(shí)為了讓別人能準(zhǔn)確了解表格的數(shù)據(jù)和輸入要求，往往需要對(duì)單元格設(shè)置標(biāo)注以便進(jìn)行說(shuō)明或提示輸入方式。下面我們介紹為WPS表格的單元格設(shè)置標(biāo)注的兩種方法。
一、添加批注
批注是WPS表格中最常用的標(biāo)注方法。選中單元格右擊選擇“插入批注”，在彈出的“批注編輯”窗口中輸入要說(shuō)明的內(nèi)容(圖1)，確定后即可為選中單元格添加批注說(shuō)明。以后你只要把鼠標(biāo)指向這個(gè)單元格，就會(huì)出現(xiàn)批注框顯示輸入的說(shuō)明，鼠標(biāo)移開(kāi)又會(huì)自動(dòng)隱藏。你可右擊單元格選擇“編輯批注”對(duì)已設(shè)置的批注進(jìn)行修改，選擇“刪除批注”則可刪除添加的批注。
注：設(shè)置了批注的單元格右上角會(huì)顯示一個(gè)紅色的三角形作為標(biāo)志，這個(gè)看起來(lái)可能不太順眼。不過(guò)該標(biāo)志和批注信息只能在屏幕上看到，并不會(huì)被打印出來(lái)。
二、利用數(shù)據(jù)有效性
利用數(shù)據(jù)有效性也可以為單元格添加說(shuō)明。選中需要設(shè)置標(biāo)注的單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)/有效性”打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”窗口，切換到“輸入信息”選項(xiàng)卡，勾選“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”，然后在下面輸入標(biāo)題和輸入信息(圖2)，單擊確定完成設(shè)置。現(xiàn)在只要選中該單元格就會(huì)顯示提示信息。以后需要修改說(shuō)明時(shí)，只需選中單元格打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”窗口進(jìn)行修改即可，在“數(shù)據(jù)有效性”窗口中單擊“全部清除”按鈕則可刪除說(shuō)明。
注：使用數(shù)據(jù)有效性可以同時(shí)選中多個(gè)單元格給它們?cè)O(shè)置相同的說(shuō)明，且設(shè)置了說(shuō)明的單元格上不會(huì)出現(xiàn)任何標(biāo)志。
以上兩種標(biāo)注各有優(yōu)劣，利用批注插入的說(shuō)明只對(duì)鼠標(biāo)有反應(yīng)，對(duì)于完全用鍵盤(pán)輸入的填表人來(lái)說(shuō)就看不到了，因此比較適合為查看表格的人提供說(shuō)明。數(shù)據(jù)有效性添加的說(shuō)明不管是用鼠標(biāo)或者鍵盤(pán)操作在選中單元格時(shí)都會(huì)顯示。當(dāng)然如果你希望在打印出來(lái)的表格上顯示說(shuō)明的話，那么就只能直接插入文本框進(jìn)行標(biāo)注了。