報(bào)表錄入人員每天面對大量數(shù)據(jù)錄入，難保不出現(xiàn)一次疏忽。不管數(shù)據(jù)重要性如何，報(bào)表錯(cuò)誤總會給工作帶來負(fù)面影響。 那么，除了錄入人員自身輸入時(shí)目測外還有更簡潔高效的方法嗎? 答案是肯定的。WPS表格的“數(shù)據(jù)有效性”功能可以為您提供便利，有效阻止無效輸入，從而提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和制表速度。 “數(shù)據(jù)有效性”功能眾多，限于篇幅，專為您講解以下內(nèi)容，大家可以舉一反三，解決更多類似問題。
1.控制成績表只能輸入數(shù)值
2.限制手機(jī)號只能輸入阿拉拍數(shù)字
3.限制指定位數(shù)只能是數(shù)字
4.限制用戶有輸入字母
5.限制輸入電話號碼和手機(jī)
6.根據(jù)前單元格字符決定是否輸入
7.控制輸入1---10000之間的質(zhì)數(shù)
一:控制成績表只能輸入數(shù)值
大家知道,學(xué)生成績是用數(shù)字表示的,且一般在0-100之間。那么只要掌握這個(gè)規(guī)律并對之進(jìn)行相應(yīng)的限制，成績錄入時(shí)就可防范出錯(cuò)。(例如輸入小數(shù)點(diǎn)變成了逗號或者數(shù)據(jù)超過100分等等)。
步驟1.先看一個(gè)簡易的成績表(見圖1)，先選中成績區(qū)B2：B11，打開菜單“數(shù)據(jù)”|“有效性”。
圖1
步驟2.在設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”|“條件”|“允許”處選擇“自定義”;在公式處輸入=ISNUMBER(B2)*AND(B2<=100,B2>=0)(見圖2)。
公式含義：ISNUMBER(B2)表示必須是數(shù)字，AND(B2<=100,B2>=0)表示數(shù)據(jù)必須在0-100之間;兩個(gè)條件中用*號連接表示必須同時(shí)滿足兩個(gè)條件。
圖2
步驟3.在出錯(cuò)警告選項(xiàng)卡之樣式選擇“停止”，“錯(cuò)誤信息”處輸入“ 你輸入了非數(shù)字或者不在0--100范圍中，請重新輸入。”，點(diǎn)確定。
測試：在B2：B11區(qū)域輸入大于100或者小于0或者“ABC”等等數(shù)據(jù)看，系統(tǒng)將彈出提示并阻止您的輸入。從而確保成績錄入的范圍正確性(見圖3)。
圖3
二:限制手機(jī)號只能輸入阿拉拍數(shù)字
某單元格用于存放手機(jī)號碼，為了防范輸入錯(cuò)誤，同樣可以利用數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行相應(yīng)的約束。手機(jī)號碼的特點(diǎn)是:每一個(gè)字符都是阿拉伯?dāng)?shù)字，不包括小數(shù)點(diǎn),這與成績分?jǐn)?shù)不同;位數(shù)為11位。對手機(jī)號每個(gè)字符都進(jìn)行檢測，需要用到數(shù)組運(yùn)算，而WPS2005表格的數(shù)據(jù)有效性公式中不支持?jǐn)?shù)組運(yùn)算，所以不能像前例一樣直接在有效性公式窗口輸入公式。而是借助輔助單元格，同時(shí)打開迭代計(jì)算來達(dá)到目的。
步驟1.打開菜單“工具”|“選項(xiàng)”|“重新計(jì)算”，按以下方式設(shè)置(見圖4)。
