日常工作中總有一些復(fù)雜的WPS表格需要經(jīng)過多人編輯才能完成，比如一張工程總表中就要經(jīng)過財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、質(zhì)安三個(gè)部門的人進(jìn)行校對修改才能最終定案。對此我們需要設(shè)法限制讓每個(gè)人只編輯修改自己工作權(quán)限內(nèi)的WPS單元格，而不能去修改其他單元格內(nèi)容。
在WPS Office 2009個(gè)人版的WPS表格中，通過設(shè)置編輯區(qū)域就可以輕易地實(shí)現(xiàn)這種效果。
設(shè)置編輯區(qū)域和密碼
用WPS表格打開已設(shè)計(jì)好的工作表，單擊菜單欄的“工具”，依次選擇“保護(hù)/允許用戶編輯區(qū)”，打開“允許用戶編輯區(qū)域”窗口(圖1)。
電腦教程
單擊“新建”按鈕，在彈出的“新區(qū)域”窗口中輸入標(biāo)題為“財(cái)務(wù)”，拖動(dòng)選中“引用單元格”輸入框中的內(nèi)容。然后直接在工作表中選中允許財(cái)務(wù)人員編輯的區(qū)域(H4:I60，L4:L60)，可按住Ctrl鍵來選取多個(gè)不相鄰區(qū)域，選中區(qū)的編號(hào)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在“引用單元格”中，當(dāng)然你也可以直接輸入引用單元格編號(hào)。
選擇好單元格區(qū)域后，再輸入“區(qū)域密碼”，例如：123456，單擊“確定”按鈕(圖2)，在彈出窗口中再重復(fù)輸入一次密碼，點(diǎn)“確定”后即可在“允許用戶編輯區(qū)域”窗口的區(qū)域列表中添加一個(gè)“財(cái)務(wù)”項(xiàng)。
重復(fù)單擊“新建”按鈕設(shè)置區(qū)域密碼的操作，逐一新建項(xiàng)目、質(zhì)安等其他人員的編輯區(qū)域，并分別設(shè)置不同的“區(qū)域密碼”。對于設(shè)置錯(cuò)誤的區(qū)域可在”允許用戶編輯區(qū)域”窗口中選中相應(yīng)項(xiàng)單擊“修改”按鈕重新設(shè)置。待區(qū)域全部設(shè)置完成后，在”允許用戶編輯區(qū)域”窗口中單擊“保護(hù)工作表”按鈕，在打開的“保護(hù)工作表”窗口中，輸入一個(gè)自己編輯時(shí)要用的總密碼，確定完成保護(hù)(圖3)。
按密碼進(jìn)行編輯
現(xiàn)在可以把設(shè)置好的工作表發(fā)給各人去校對修改了，你只要分別把各區(qū)域密碼發(fā)給他們，大家即可通過輸入各自的密碼來編輯自己的區(qū)域。
以財(cái)務(wù)來說，當(dāng)他選中財(cái)務(wù)區(qū)域的任一單元格進(jìn)行輸入時(shí)，就會(huì)彈出一個(gè)要求輸入密碼的窗口，在此輸入提供的財(cái)務(wù)區(qū)域密碼123456，確定后即可在財(cái)務(wù)區(qū)域的所有單元格中自由修改數(shù)據(jù)。
若他選中其他區(qū)域修改時(shí)，由于無法正確輸入要求的密碼也就不能進(jìn)行編輯了。密碼只輸入確認(rèn)一次，此后再編輯財(cái)務(wù)區(qū)的其他單元格就不會(huì)再提示輸入密碼了，只有在退出重新打開此文檔編輯時(shí)才會(huì)再次提示。此外，通過區(qū)域密碼只能刪除、修改、輸入單元格數(shù)據(jù)，不能修改任何格式，所以也不用擔(dān)心表格格式會(huì)被亂改。
注：設(shè)置區(qū)域權(quán)限時(shí)，選擇的區(qū)域可以重疊。以本例來說，“罰金”部分應(yīng)該允許財(cái)會(huì)和質(zhì)安人員修改，所以在設(shè)置財(cái)會(huì)、質(zhì)安的編輯區(qū)時(shí)都應(yīng)該選中罰金所在單元格區(qū)域。這樣在編輯罰金區(qū)域時(shí)，你在密碼窗口中輸入財(cái)務(wù)或質(zhì)安的密碼都可以進(jìn)行編輯。
文件回收后，你只要單擊菜單欄的“工具”，依次選擇“保護(hù)→撤銷工作表保護(hù)”，輸入你的總密碼確定取消保護(hù)后就可以自由編輯了。當(dāng)然單純通過設(shè)置單元格保護(hù)也是可以實(shí)現(xiàn)同樣效果的，只是那得為每個(gè)人都定制一份專用文檔，那要麻煩多了，也不利于連續(xù)和同時(shí)編輯。