1.新建工具欄
打開(kāi)Word，依次點(diǎn)擊“工具→自定義”，彈出“自定義”窗口，選中“工具欄”標(biāo)簽。點(diǎn)擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”窗口，在“工具欄名稱(chēng)”中輸入“各年級(jí)資料”后點(diǎn)擊“確定”按鈕?，F(xiàn)在，Word會(huì)自動(dòng)啟用“各年級(jí)資料”工具欄，在編輯區(qū)就可以看到該工具欄。
2.添加第一級(jí)分類(lèi)
點(diǎn)擊“自定義”中的“命令”選項(xiàng)卡，在“類(lèi)別”欄中選中“新菜單”，然后選取右側(cè)“命令”窗口中的“新菜單”，將它拖到“各年級(jí)資料”工具欄之中(圖1)，連續(xù)拖入三次用于表示三個(gè)年級(jí)。拖入的新菜單數(shù)量可依據(jù)各校的年級(jí)數(shù)量而定。
3.為新菜單重新命名
在打開(kāi)“自定義”窗口的同時(shí)，右鍵點(diǎn)擊“各年級(jí)資料”中的第一個(gè)“新菜單”，在“命名”中輸入“初一年級(jí)”(圖2)。接著按上述方法將其他兩個(gè)“新菜單”分別命名為“初二年級(jí)”、“初三年級(jí)”。
4.添加第二級(jí)分類(lèi)
同樣在“自定義”窗口打開(kāi)的情況下，單擊“初一年級(jí)”會(huì)出現(xiàn)預(yù)留區(qū)域，把“命令”窗口下的“新菜單”拖到該預(yù)留區(qū)域。如果初一有三個(gè)班級(jí)的話(huà)，那么就拖入三次“新菜單”，接著把“新菜單”依次改名為“初一(1)”、“初一(2)”……改名后效果如圖3所示。
5.把資料歸類(lèi)到班級(jí)
完成上述設(shè)置后，我們就可以把各班的資料進(jìn)行歸類(lèi)管理了。在此以把初一(1)班的花名冊(cè)文件(該文檔應(yīng)事先編輯好)歸類(lèi)到“初一(1)”的“花名冊(cè)”下為例。
在“自定義”窗口的“類(lèi)別”中選取“插入”，在右側(cè)“命令”中找到“文件”項(xiàng)，把它拖入“初一(1)”的預(yù)留區(qū)域，右鍵點(diǎn)擊剛才拖入的“文件”，命名為“花名冊(cè)”。接著右鍵點(diǎn)擊“花名冊(cè)”，選擇“分配超鏈接”后點(diǎn)擊“打開(kāi)”，定位到“花名冊(cè)”文件即可。
現(xiàn)在，點(diǎn)擊“花名冊(cè)”就會(huì)打開(kāi)“花名冊(cè)”文件(圖4)。其他文件鏈接的設(shè)置方法相同。
通過(guò)這樣的方法，我們就可建立一個(gè)分類(lèi)工具欄，通過(guò)這個(gè)已經(jīng)分好類(lèi)的工具欄，我們可以十分方便地分類(lèi)管理學(xué)校的各個(gè)部門(mén)、班級(jí)的各類(lèi)資料，查找起來(lái)比以前方便多了，而不用在眾多的文件夾中去一一尋找了。
提示：不同的應(yīng)用點(diǎn)，相同的解決辦法，大家可以使用相同的辦法管理不同種類(lèi)的文件資源。