文檔協(xié)作中分配文檔的操作方法
圖1 文檔的拆分與合并
可以通過如下步驟輕松地將一個主文檔分割成幾個獨(dú)立的子文檔：
1、打開主文檔，單擊狀態(tài)欄右側(cè)的【大綱視圖】按鈕切換到大綱視圖。如圖2所示。
圖2 切換到大綱視圖
2、在打開的“大綱”選項卡中，單擊“主控文檔”選項組中的【顯示文檔】按鈕將“主控文檔”選項組展開。如圖3所示。
圖3 展開“主控文檔”選項組
3、單擊標(biāo)題左側(cè)的分組符號(
)選中需要拆分到子文檔中的標(biāo)題和文本，單擊“主控文檔”選項組中的【創(chuàng)建】按鈕將所選內(nèi)容創(chuàng)建為一個獨(dú)立的子文檔。創(chuàng)建完成后，系統(tǒng)會將該部分用虛線框標(biāo)出。如圖 4所示。
圖 4 創(chuàng)建子文檔
4、用同樣的方法在主文檔中創(chuàng)建其他子文檔，將主文檔拆分成幾個獨(dú)立的部分。
5、單擊【Office按鈕】，執(zhí)行【另存為】命令，在隨即打開的“另存為”對話框中輸入主文檔的文件名，然后單擊【保存】按鈕即可保存新的主文檔和其子文檔。如圖 5所示。‘
圖 5 保存文檔
Word將自動為子文檔命名，保存后的主文檔和其子文檔如圖 6所示(其中“用戶手冊”為主文檔，其余5個為子文檔)。
圖 6 主控文檔和其子文檔
當(dāng)每個子文檔分別由不同作者編寫完成后，將他們再次合并到主文檔的步驟如下：
(1)將各個子文檔放在原來的目錄下。
(2)打開主控文檔(此例中的“用戶手冊”即為主控文檔)。
(3)單擊狀態(tài)欄右側(cè)的【大綱視圖】按鈕(
)打開大綱視圖。
(4)單擊“主控文檔”選項組中的【顯示文檔】按鈕將“主控文檔”選項組展開。
(5)單擊【展開子文檔】按鈕將主控文檔中的子文檔鏈接展開。這樣就可以在打開的主控文檔中看到由各個作者編寫的子文檔了。如圖 7所示。
圖 7 展開子文檔
6、選中這些子文檔，單擊“主控文檔”選項組中的【取消鏈接】按鈕，這時，劃分各個子文檔的虛線框就會消失，各個子文檔又重新合并到了主控文檔中。如圖 8所示。
圖 8 在主控文檔中去取消各子文檔的鏈接
7、再次保存文檔，此時這些子文檔又重新合并到原來的主文檔中了。