你在使用PPT時(shí)，是否想過怎樣做才能取得更好的效果?一些簡(jiǎn)單的法則，往往含義深刻，讓人受益匪淺。日本著名風(fēng)險(xiǎn)投資家蓋川崎(Guy Kawasaki)就提出了PPT演示的10/20/30法則：
·演示文件不超過10頁;
·演講時(shí)間不超過20分鐘;
·演示使用的字體不小于30點(diǎn)(30 point)。
10頁：不要用很多的內(nèi)容來使你的PPT顯得很充實(shí)，10頁足已，太多的內(nèi)容讓人更無法記住重點(diǎn)。而如果你是寫給VC(風(fēng)險(xiǎn)投資家)，Guy Kawasaki建議要寫出以下10個(gè)要點(diǎn)：?jiǎn)栴}、你的解決方案、商業(yè)模式、關(guān)鍵技術(shù)、市場(chǎng)推廣計(jì)劃、競(jìng)爭(zhēng)、團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)預(yù)測(cè)及里程碑、現(xiàn)狀及時(shí)間表、總結(jié)。
自己定義 結(jié)構(gòu)更清晰
項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)對(duì)字體的醒目美觀起了很大作用，但PPT默認(rèn)的“點(diǎn)”比較單調(diào)，我們能否自己動(dòng)手，把需要的調(diào)出來?
提示：執(zhí)行“格式→項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，在“項(xiàng)目符號(hào)項(xiàng)”或“編號(hào)”中，選擇你中意義的模板，或者單擊“自定義”，就可以在新彈出對(duì)話框中選擇多種多樣的項(xiàng)目符號(hào)了。樣式更加豐富，結(jié)構(gòu)更清晰。
超級(jí)鏈接 內(nèi)容更豐富
總感覺內(nèi)容不夠，萬一客戶想進(jìn)一步看到詳細(xì)的資料呢?
提示：有枝葉方有效。
首先，選超級(jí)鏈接的對(duì)象(文字、圖形)，單擊“幻燈片放映→動(dòng)作設(shè)置”或“自選圖形|動(dòng)作按鈕”，選一種按鈕，拖動(dòng)出圖形案鈕，然后在“動(dòng)作設(shè)置”對(duì)話框中選“超級(jí)鏈接”，選中要鏈接對(duì)象確定即可。如果更改選中對(duì)象，進(jìn)入“插入→超級(jí)鏈接”，對(duì)“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框內(nèi)容修改并確定，若選“取消鏈接”則超級(jí)鏈接就刪除了。
20分鐘：雖然你可能有只有1個(gè)小時(shí)，但投影可能就需要很長(zhǎng)時(shí)間，此外觀眾可能會(huì)遲到或早退，何況與聽眾的互動(dòng)與問答時(shí)間又如此重要，所以只說20分鐘時(shí)間是個(gè)明智的選擇，而且聽眾往往對(duì)于超過20分鐘的演講會(huì)分心和感到厭倦。
排練計(jì)時(shí) 精確把握時(shí)間
有時(shí)候，我們可能越講越興奮,到了最后時(shí)間不多，只好草草收?qǐng)觥Ｔ鯓泳_地把握時(shí)間呢?要獲得時(shí)間的保證，可以在正式演示前自己預(yù)演幾遍。進(jìn)入“幻燈片放映→排練計(jì)時(shí)”，可手動(dòng)控制幻燈片的播放，自定義每張幻燈片的播放時(shí)間，非常方便。
快捷鍵 提速好幫手
放映開始時(shí)，利用屏幕左下角的視圖按鈕可以在幾種不同的視圖狀態(tài)(普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映)之間進(jìn)行快速切換。當(dāng)然，如果按 F5，就直接進(jìn)入播放狀態(tài)。默認(rèn)狀態(tài)下，按回車或空格都是下一頁(如用無線鼠標(biāo)便于站立狀態(tài)的演講)，“←”是返回上一頁，Esc是返回普通視圖狀態(tài)?；卮鹇犝咛釂柣蛘咧袌?chǎng)休息時(shí)，按B鍵，就直接切入了黑屏，再按一次就能恢復(fù)原狀。
30點(diǎn)字體：30點(diǎn)字體的話，在一頁P(yáng)PT里可放不下多少字。不過Guy Kawasaki認(rèn)為使用大字體寫更少的內(nèi)容除了能夠讓聽眾看得更清晰之外，更重要的是這能夠讓你認(rèn)真思考自己需要寫出來的主要觀點(diǎn)是什么，并能夠更好地圍繞這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行闡述和解釋。
高亮對(duì)比 字體更醒目
字體大了，光線不夠也不行。在演示時(shí)臨時(shí)調(diào)整電腦設(shè)置嗎?不用如此麻煩。在PPT中，采用高對(duì)比度來查看幻燈片即可。
首先進(jìn)入Windows的“開始→設(shè)置→控制面板”命令，雙擊“輔助選項(xiàng)”圖標(biāo)，在“顯示”選項(xiàng)卡上，選中“使用高對(duì)比度”復(fù)選框，確定。然后在PPT的“視圖”菜單上，指向“顏色/灰度”，執(zhí)行“高對(duì)比度”命令。
注意：高對(duì)比度設(shè)置是為在普通及幻燈片瀏覽視圖模式下查看幻燈片和縮略圖，它僅是一種屏幕設(shè)置，不影響實(shí)際的演示文稿，也不應(yīng)用于打印的演示文稿。
寫得越多，內(nèi)容越豐富，看起來就越有力嗎?不然。關(guān)注整個(gè)PPT的邏輯主線，在閱讀的過程中思考每一張PPT在整個(gè)陳述中的作用，相互之間是如何沿著合理邏輯延展看來，腦子里有一個(gè)“big picture”，將更豐富的數(shù)據(jù)、論據(jù)等內(nèi)容作為“附件”，讓正文變得直接和簡(jiǎn)潔，在陳述中自然轉(zhuǎn)和，重點(diǎn)突出，才是硬道理。
10/20/30法則，如果你覺得有道理，就嘗試著改變自己的一些習(xí)慣吧。